AI READY
Pošta bez stresu: Jak přestat být otrokem emailové schránky
Dnešní program
1
Úvod
2
Základní principy
3
Automatizace emailů
4
Časté chyby
5
Pracovní úkol
6
Produktivita a klávesové zkratky
7
Shrnutí a vaše dotazy
Co se dnes dozvíte?
1
Strategie a nástroje
Jak získat kontrolu nad emailem
2
Zbavte se zahlcení
Mějte email vždy pod kontrolou
3
Automatizace
Ušetřete čas nastavením automatizací
4
Zkratky a triky
Urychlí práci s emailem
Proč je správa emailů důležitá?
—
Trávíme řešením emailů HODINY denně
—
Ruší nás od důležitějších úkolů a snižují produktivitu
Časté problémy při práci s emailem
Přeplněná schránka
Stovky nevyřízených emailů
Rušivé notifikace
Narušují soustředění
Chaos v doručené poště
Těžko dohledatelné důležité zprávy
Inbox Zero – strategie pro organizovaný email
Okamžitě rozhodněte
  • O každém emailu
Tři složky
  • Akce
  • Čeká na odpověď
  • Archiv
Pravidelné čištění
  • 2x denně (ráno a odpoledne)
Pravidlo 2 minut
1
1
Otevřete email
2
2
Lze vyřešit do 2 minut?
3
3
Ano: Udělejte ihned
4
4
Ne: Označte jako úkol
Filtry, složky a štítky
Automatické třídění
  • Newslettery
  • Faktury
  • Automatické odpovědi
Štítky / kategorie
  • Důležité
  • Na později
  • FYI (jen pro informaci)
Nastavení filtrů
  • Označení důležitých zpráv
  • odstranění nechtěných
Práce s více emailovými schránkami
Pracovní email
Klienti, kolegové, obchodní komunikace
Osobní email
Soukromé záležitosti, rodina, přátelé
Newsletter email
Odběry, snadné odhlášení
Projektový email
Pro specifické projekty
Automatizace emailů
Pokročilé funkce, které zrychlují práci
Šablony emailů v Gmailu
1
Napsat nový email
2
Kliknout na tři tečky
3
Šablony → Uložit návrh jako šablonu
4
Pojmenovat a uložit
Šablony emailů v Outlooku
1
Nový email
2
Soubor → Uložit jako
3
Vybrat Outlook Template (.oft)
4
Uložit šablonu
Automatické odpovědi v Gmailu
Nastavení → Zobrazit všechna nastavení
Záložka Obecné → Automatická odpověď
Zapnout a nastavit text
Nastavit časové období
Automatické odpovědi v Outlooku
Soubor → Automatické odpovědi
Zaškrtnout Odesílat automatické odpovědi
Nastavit časový interval a text
Uložit nastavení
Podpisy emailů
Proč jsou důležité?
Budují důvěryhodnost a osobní značku
Co by měl obsahovat?
Jméno, kontakt, web, logo, sociální sítě
Tip
Udržujte podpis jednoduchý a čitelný
Nejčastější chyby při práci s emaily
Přeplněná doručená pošta
Neřízený chaos
Špatné používání polí
Komu, Kopie, Skrytá kopie
Nepořádek v přílohách
Špatně pojmenované soubory
Správné používání polí
Komu
Osoby, které mají reagovat
Kopie (CC)
Osoby, které mají být informovány
Skrytá kopie (BCC)
Pro ochranu soukromí
Pořádek v přílohách
1
Jasné názvy souborů
Smlouva_Novak_2024.pdf
2
Cloudové úložiště nebo komprese
Pro velké soubory
3
ZIP archiv
Pro více souborů
Pracovní úkol:
Vytvořte si e-mailový systém
Šablona
Pro typický email
Filtr
Pro automatické třídění
Složka nebo štítek
Pro konkrétní typ emailů
Klávesové zkratky v Gmailu
Top zkratky:
  • C → Napsat nový email.
  • R → Odpovědět na email.
  • A → Odpovědět všem.
  • F → Přeposlat email.
  • E → Archivovat email.
  • Shift + U → Označit email jako nepřečtený.
  • Shift + N → Aktualizovat konverzaci (užitečné u dlouhých vláken).
  • G + I → Přejít do Doručené pošty.
  • G + S → Přejít do označených zpráv („Hvězdičky“).
  • # → Smazat email.
  • / (lomítko) → Přesunout kurzor do vyhledávacího pole.
Klávesové zkratky v Outlooku
  • Ctrl + N → Nový email.
  • Ctrl + R → Odpovědět na email.
  • Ctrl + Shift + R → Odpovědět všem.
  • Ctrl + F → Přeposlat email.
  • Ctrl + Enter → Odeslat email.
  • Ctrl + Shift + M → Otevřít nové okno pro email.
  • Ctrl + 1 → Přepnout do emailů.
  • Ctrl + 2 → Přepnout do kalendáře.
  • Ctrl + Shift + K → Vytvořit nový úkol.
  • Ctrl + Shift + V → Přesunout email do složky.
  • Ctrl + Q → Označit jako přečtené.
  • Ctrl + U → Označit jako nepřečtené.
Automatizace emailů
Příklad 1
Automatické uložení příloh do cloudu
Příklad 2
Přeposílání důležitých emailů do chatu
Příklad 3
Převod emailů do CRM systému
AI asistence při psaní emailů
ChatGPT pro Gmail
Generuje odpovědi
Google Gemini
Integrované AI funkce v Gmailu
Microsoft Copilot
AI asistent pro Microsoft 365
Shrnutí
Základy správy e-mailů
  • Získání kontroly nad e-mailovou schránkou
  • Strategie organizace: Inbox Zero, pravidlo dvou minut, automatické filtrování, složky a štítky pro přehlednost
Automatizace v Outlooku a Gmailu
  • Šablony, Podpisy, Automatické odpovědi, Pravidla
  • Prevence nejčastějších chyb (správné používání polí "Komu", "Kopie", "Skrytá kopie")
Zvyšování produktivity
  • Klávesové zkratky pro rychlejší práci
  • Základní informace o AI nástrojích pro e-mailové klienty a jejich rozdíly
Děkuji za pozornost
a
těším se zase u některého dalšího tématu